OBJETIVO

Establecer los lineamientos y dar a conocer a los titulares de datos personales que se relacionan con la compañía el tratamiento que podrá realizar EXPERTOS EN COMERCIO ECUCOMER CIA. LTDA con tales datos, las finalidades para las cuales son recogidos y los mecanismos dispuestos para el ejercicio de sus derechos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política se aplica al tratamiento de datos personales realizado por la empresa mediante soportes físicos, digitales, audiovisuales, electrónicos, automatizados o no automatizados y comprende los datos personales correspondientes, entre otros, a:

1. Clientes actuales y potenciales
2. Usuarios y consumidores
3. Representantes, accionistas y colaboradores de clientes corporativos
4. Proveedores, contratistas y aliados comerciales
5. Trabajadores, extrabajadores y sus cargas familiares
6. Postulantes a procesos de selección
7. Visitantes de las instalaciones
8. Usuarios de páginas web, aplicaciones, plataformas y redes sociales
9. Personas que presenten consultas, solicitudes, reclamos o requerimientos
10. Cualquier otra persona cuyos datos sean tratados legítimamente por la Empresa

La presente política es obligatoria para los administradores, representantes, trabajadores, contratistas, encargados y demás personas que intervengan en el tratamiento de datos personales por cuenta de la empresa.

 

NORMAS O REQUISITOS LEGALES APLICABLES

• Constitución de la República del Ecuador
• Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP)
• Reglamento General de Protección de Datos Personales

PRINCIPIOS QUE RIGEN LA POLÍTICA

Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda, se encuentra comprometida con la protección de datos personales, por lo cual, en todas sus actividades garantiza la aplicación de los principios relacionados con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su respectivo reglamento, siendo estos los siguientes:

• - Los datos personales deben tratarse con estricto apego y cumplimiento a los principios, derechos y obligaciones establecidas en el ordenamiento jurídico ecuatoriano.
• - El tratamiento de datos personales deberá ser leal, por lo que para los titulares debe quedar claro que se están recogiendo, utilizando, consultando o tratando de otra manera, datos personales que les conciernen, así como las formas en que dichos datos son o serán tratados. En ningún caso los datos personales podrán ser tratados a través de medios o para fines, ilícitos o desleales.
• - Toda información o comunicación relativa a este tratamiento deberá ser fácilmente accesible y fácil de entender y se deberá utilizar un lenguaje sencillo y claro por parte de Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda para que los titulares comprendan el alcance del tratamiento.
• - Cualquier actividad de tratamiento que realice Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda, deberá obedecer al establecimiento de las finalidades del tratamiento y estas deberán ser determinadas, explícitas, legítimas y comunicadas al titular: no podrán tratarse datos personales con fines distintos para los cuales fueron recopilados, a menos que concurra una de las causales que habiliten un nuevo tratamiento conforme los supuestos de tratamiento legítimo señalados en la Ley.
• Pertinencia y minimización de datos personales. - Los datos personales que recolecte Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda, serán estrictamente los pertinentes y estar limitados a lo necesario para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.
• Proporcionalidad del tratamiento. - El tratamiento que realiza Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda, debe ser adecuado, necesario, oportuno, relevante y no excesivo con relación a las finalidades para las cuales hayan sido recogidos o a la naturaleza misma, de las categorías especiales de datos.
• - Los datos personales que recoja Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda, se tratarán con el debido sigilo y secreto, es decir, no debe tratarse o comunicarse para un fin distinto para el cual fueron recogidos, a menos que concurra una de las causales que habiliten un nuevo tratamiento conforme al Art. 7 de la LOPDP.
• Calidad y exactitud. - Los datos personales tratados por Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda, deben ser exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros; y, de ser el caso, debidamente actualizados; de tal forma que no se altere su veracidad. Se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan.

Siempre que la compañía haya adoptado todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación, no le será imputable la inexactitud de los datos personales, con respecto a los fines para los que se tratan, cuando los datos inexactos:

• Hubiesen sido obtenidos por Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda directamente del titular.
• Hubiesen sido obtenidos por Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda de un intermediario en caso de que las normas aplicables al sector de actividad al que pertenezca la compañía establecieran la posibilidad de intervención de un intermediario que recoja en nombre propio los datos de los afectados para su transmisión al responsable.
• Fuesen obtenidos de un registro público por Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda.

• Conservación. - Los datos personales serán conservados durante un tiempo no mayor al necesario para cumplir con la finalidad de su tratamiento o el exigido por la ley según el caso. En igual sentido, se establecerán plazos para su supresión o revisión periódica.
• Seguridad de datos personales. - Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda. implementará todas las medidas de seguridad adecuadas y necesarias, entendiéndose por tales las aceptadas por el estado de la técnica, sean estas organizativas, técnicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales del titular frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto.
• Aplicación favorable al titular: En caso de duda sobre el alcance de las disposiciones del ordenamiento jurídico o contractuales, aplicables a la protección de datos personales, los funcionarios judiciales y administrativos las interpretarán y aplicarán en el sentido más favorable al titular de dichos datos.

BASES EN LAS QUE SE SUSTENTA LA POLÍTICA

Consentimiento del titular

Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda. solicitará el consentimiento de titular cuando se requiera tratar sus datos personales, dicho consentimiento deberá contemplar las siguientes características:

1. Ser otorgado de forma libre, es decir se encuentre exento de vicios del consentimiento;
2. Específico, es decir, determinando de manera expresa los medios y fines del tratamiento;
3. Inequívoco, es decir, que no exista lugar a dudas o interpretaciones sobre el alcance de la autorización otorgada por el titular.

En consecuencia, Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda. solicitará el consentimiento del titular previa ejecución de la actividad de tratamiento. Los consentimientos serán conservados por los líderes de proceso correspondientes.

El consentimiento podrá ser revocado en cualquier momento por el titular, sin que sea necesario brinde una justificación. Sin embargo, el tratamiento realizado antes de revocar el consentimiento es lícito, en virtud de que no tiene efectos retroactivos.

Fuentes de datos de acceso público

Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda. podrá realizar el tratamiento de datos de titulares de los cuales reposen en fuentes accesibles al público. Esto siempre y cuando la finalidad por la cual fueron publicados los datos se relacione con la finalidad para la cual la empresa usará el dato. En caso contrario, se solicitará el consentimiento al titular.

Sin perjuicio de lo antes mencionado, Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda. podrá hacer uso de las otras bases legitimadoras que se encuentran descritas en el Art. 7 de la LOPDP.

Tratamiento de datos personales

Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda. podrá realizar el tratamiento de datos por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado.

Las actividades de tratamiento que podrá llevar a cabo Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda. podrán ser, pero no limitadas a: captura o recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, distribución, cesión, comunicación o transferencia, a cualquier forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión y/o destrucción.

Destinatarios y encargados del tratamiento

Los datos podrán ser comunicados o puestos a disposición de:

• Proveedores tecnológicos, de almacenamiento, alojamiento, soporte y ciberseguridad.
• Proveedores contables, jurídicos, financieros, logísticos o administrativos.
• Empresas de mensajería, transporte y distribución.
• Instituciones financieras y procesadores de pago.
• Aseguradoras y prestadores de servicios de salud ocupacional.
• Auditores y consultores externos.
• Empresas relacionadas, cuando exista una finalidad legítima y una base jurídica.
• Autoridades administrativas, tributarias, laborales, judiciales, policiales o de control.
• Terceros autorizados por el titular.
• Adquirentes o interesados en procesos de fusión, reorganización, venta de activos o transferencia empresarial, sujetos a deberes de confidencialidad.

Los encargados deberán guardar confidencialidad, aplicar medidas de seguridad y devolver o eliminar la información al finalizar el servicio, salvo obligación legal de conservación.

FINALIDADES DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para candidatos y/o postulantes a vacantes

Si el titular de datos personales es candidato o postulante a ocupar un cargo o posición dentro de Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda., las finalidades del uso de su información personal serán:

1. Cumplir con los fines del proceso de selección, evaluar su idoneidad y contratación de ser el caso;
2. Solicitar soportes correspondientes a la hoja de vida;
3. Verificar y confirmar la veracidad de la información incluida en la hoja de vida y en cualquier otro documento o información entregada a la compañía;
4. Envío de comunicaciones sobre el trámite del proceso de selección y posible vinculación;
5. Verificar sus antecedentes en páginas de acceso público (SATJE, Fiscalía, Ministerio del Interior).

Para clientes de Ecucomer

Si el titular de los datos personales es cliente o potencial cliente de Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda, las finalidades del uso de su información personal serán:

1. Análisis de capacidad de pago y, según corresponda, otorgamiento de cupos de crédito de la compañía.
2. Cumplir las obligaciones de facturación, gestión de cuentas de cobro y, demás obligaciones regulatorias de la relación entre Ecucomer y el cliente.
3. Consignar la información tratada para la conformación de bases de datos.
4. Contactar al titular de la información a través de medios electrónicos y/o telefónicos para fines de marketing, promoción de productos y servicios prestados por Ecucomer, realizar encuestas y/o confirmación de datos necesarios para el desarrollo de la relación sostenida con la compañía.
5. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y poscontractual, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por la compañía.
6. Informar sobre cambios en nuestros productos y servicios.
7. Gestionar trámites, tales como peticiones, consultas y reclamos.
8. Llevar a cabo el proceso de actualización de datos.
9. Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales: envío de novedades, comunicados, publicidad, promociones, ofertas y beneficios, capacitaciones y eventos de la compañía.
10. Contactar al titular de la información a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta, factura o cualquier otra información en relación con las obligaciones derivadas de la relación comercial con la compañía.
11. Analizar y otorgar crédito en caso de que el cliente lo solicite.
12. Operar los sistemas de video vigilancia con los que cuenta la compañía cuando realicen visitas o reuniones a nuestras oficinas.

Para proveedores de Ecucomer

Si el titular de los datos personales es proveedor o contratista de Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda, las finalidades del uso de su información personal serán:

1. Cumplir con los procesos internos de Ecucomer en lo relacionado con la administración de proveedores y contratistas.
2. Cumplir las obligaciones de facturación, de gestión de cuentas de cobro y, demás obligaciones de la relación con proveedores y contratistas.
3. Consignar la información tratada para la conformación de bases de datos.
4. Control con el procedimiento de debida diligencia respecto de los riesgos que tenga o implemente la compañía.
5. Contactar al titular de la información a través de medios electrónicos y/o telefónicos para fines de marketing, promoción de productos y servicios prestados por Ecucomer, realizar encuestas y/o confirmación de datos necesarios para el desarrollo de la relación sostenida con la compañía.
6. Gestionar los procesos de investigación necesarios para el esclarecimiento de denuncias interpuestas en su contra por ejemplo en caso de actividades sospechosas, eventos críticos, conductas no éticas, violencia y acoso laboral conforme a los procedimientos internos de la empresa;
7. Operar los sistemas de video vigilancia con los que cuenta la compañía cuando realicen visitas o reuniones a nuestras oficinas.

Finalidad del Tratamiento de Datos Personales en relación con el Sistema de Gestión BASC

Los datos personales recolectados por Expertos en Comercio Ecucomer Cia, Ltda, de candidatos, trabajadores, clientes y proveedores serán tratados con la finalidad de cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, incluyendo, pero no limitado a:

1. Verificación de antecedentes.
2. Validación de identidad y referencias personales y comerciales.
3. Evaluaciones de riesgo asociadas a seguridad en la cadena de suministro.
4. Registro, seguimiento y control de accesos físicos y lógicos.
5. Ejecutar procedimientos de selección, contratación, evaluación y capacitación del personal, en cumplimiento con los estándares de seguridad BASC y la normativa laboral vigente.
6. Gestionar la relación comercial con clientes y proveedores bajo criterios de trazabilidad, transparencia y cumplimiento normativo en materia de seguridad logística.
7. Prevenir actividades ilícitas, tales como el lavado de activos, financiamiento del terrorismo, contrabando, corrupción o cualquier otra amenaza a la seguridad de la cadena de suministro.
8. Dar cumplimiento a requerimientos legales, contractuales y regulatorios, tanto locales como internacionales, aplicables en el marco del comercio seguro y la certificación BASC.

PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos serán conservados mientras:

1. Sean necesarios para cumplir la finalidad.
2. Existan obligaciones legales de conservación.
3. Puedan derivarse responsabilidades contractuales, administrativas, laborales, tributarias o judiciales.
4. Sea necesario formular, ejercer o defender reclamaciones.
5. Se mantenga vigente el consentimiento, cuando esta sea la base del tratamiento.

Cumplida la finalidad, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados, salvo que una norma exija su conservación.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos que tendrán los titulares de la información personal que se encuentre bajo responsabilidad de Ecucomer serán los previstos en la LOPDP y se regirán por las reglas ahí previstas, siendo en lo principal, los siguientes:

Derecho de información

El titular tiene derecho a que se le informe de manera clara, previa y sencilla los detalles de las circunstancias que rodean el tratamiento de su información personal por parte de Ecucomer.

Derecho de acceso

El titular tiene derecho a conocer y a obtener, gratuitamente el acceso a todos sus datos personales y a la información detallada sobre el derecho a la información, sin necesidad de presentar justificación alguna.

Derecho de rectificación y actualización

El titular tiene derecho a obtener del responsable de tratamiento de datos la rectificación y actualización de sus datos personales cuando estos sean inexactos o incompletos.

Derecho de eliminación

El titular tiene derecho a solicitar que Ecucomer suprima sus datos personales, en los siguientes casos:

1. El tratamiento no cumpla con los principios establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales;
2. El tratamiento no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de la finalidad informada previamente;
3. Los datos personales hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados;
4. Haya vencido el plazo de conservación de los datos personales;
5. El tratamiento afecte derechos fundamentales o libertades individuales;
6. Revoque el consentimiento prestado o señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna; o,
7. Exista obligación legal.

Derecho de oposición

El titular tiene el derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales, en los siguientes casos:

1. No se afecten derechos y libertades fundamentales de terceros, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento está ordenado por la ley.
2. El tratamiento de datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa; siempre y cuando no se cuente con su consentimiento;
3. Cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento como consecuencia de la concurrencia de un interés legítimo, previsto en el artículo 7 de la LOPDP, y se justifique en una situación concreta personal del titular, siempre que una ley no disponga lo contrario.

Derecho a la portabilidad

El titular tiene derecho a recibir sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, inter-operable y de lectura mecánica, preservando sus características; o a transmitirlos a otros responsables.

Derecho a la suspensión del tratamiento

El titular tendrá derecho a obtener del responsable de tratamiento la suspensión del tratamiento de los datos, cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones:

1. Cuando el titular impugne la exactitud de los datos personales, mientras el responsable de tratamiento verifica la exactitud de los mismos;
2. El tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso;
3. El responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; y,
4. Cuando el interesado se haya opuesto al tratamiento, mientras se verifica si los motivos legítimos del responsable prevalecen sobre los del interesado.

 Derecho a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas

El titular tiene derecho a no ser sometido a una decisión basada única o parcialmente en valoraciones que sean producto de procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en él o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales.

Excepciones a los derechos

Las presente excepciones serán aplicables, de manera exclusiva, a los derechos de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y, portabilidad:

1. Si el solicitante no es el titular de los datos personales o su representante legal no se encuentre debidamente acreditado;
2. Cuando los datos son necesarios para el cumplimiento de una obligación legal o contractual;
3. Cuando los datos son necesarios para el cumplimiento de una orden judicial, resolución o mandato motivado de autoridad pública competente;
4. Cuando los datos son necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamos o recursos;
5. Cuando se pueda causar perjuicios a derechos o afectación a intereses legítimos de terceros y ello sea acreditado por el responsable de tratamiento al momento de dar respuesta al titular a su solicitud de ejercicio del derecho respectivo;
6. Cuando se pueda obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas en curso, debidamente notificadas;
7. Cuando los datos son necesarios para ejercer el derecho a la libertad de expresión y opinión;
8. Cuando los datos son necesarios para proteger el interés vital del interesado o de otra persona natural;
9. En los casos en los que medie el interés público, sujeto al cumplimiento de los estándares internacionales de derechos humanos aplicables a la materia, al cumplimiento de los principios de esta ley y a los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad;
10. En el tratamiento de datos personales que sean necesarios para el archivo de información que constituya patrimonio del Estado, investigación científica, histórica o estadística.

COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

La página web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para:

1. Permitir el funcionamiento técnico.
2. Recordar preferencias.
3. Mantener la seguridad.
4. Medir el desempeño.
5. Elaborar estadísticas.
6. Personalizar contenidos o publicidad, cuando el titular lo autorice.

Las cookies no esenciales se activarán conforme al mecanismo de consentimiento implementado por la Empresa.

La información detallada sobre tipos de cookies, duración, proveedores y mecanismos de desactivación constará en la Política de Cookies de la Empresa.

PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A SOLICITUDES DE EJERCICIO DE DERECHOS

Medios para el ejercicio

Los titulares que vayan a ejercer los derechos establecidos en esta política y en la ley, deberán solicitarlo formalmente a través del formulario que se encuentra en la página web https://ecucomer.com/. Las solicitudes que sean enviadas por parte de los titulares se redireccionarán al correo protecciondatos@ecucomer.com administrado por el delegado de Protección de Datos Personales con el fin de que éste pueda contestarlas o, en general, proceder conforme al presente procedimiento con apoyo de la División Jurídica.

Contenido de la solicitud

Todas las solicitudes que genere el titular del dato o representante legal del mismo se deben realizar por medio del formulario, el cual, de acuerdo con la LOPDP solicita como mínimo:

1. Nombre (s) y apellido (s) del titular;
2. Número cédula de identidad o documento de identidad;
3. Dirección domiciliaria y electrónica para notificaciones;
4. Descripción clara y precisa de los datos personales a los que se ejercerá su derecho;
5. El derecho que se ejercerá;
6. A la solicitud se acompañará los documentos necesarios para acreditar la identidad de la persona o representación legal.

En caso de que la información constante en la solicitud requiera ser aclarada o ampliada, Ecucomer podrá requerir al titular dentro del término de 5 días de recibida la solicitud que la misma se aclare o complete.

El titular contará con el término de 10 días contados a partir del día siguiente en el que haya sido notificado, para aclarar o completar la solicitud.

Si el titular cumple con el requerimiento en el término concedido, Ecucomer brindará la debida atención a su solicitud, caso contrario la archivará notificando al titular con este particular y las razones de su decisión, el medio para la notificación será el correo electrónico proporcionado. El archivo del requerimiento inicial no impedirá la presentación de una nueva solicitud.

TRANSFERENCIAS

Para la transferencia o comunicación de datos personales a un tercero o encargado requerirá el consentimiento del titular.

De conformidad con los artículos 34 y 35 de la LOPDP no se considerará transferencia o comunicación de datos personales cuando:

1. El encargado acceda a datos personales para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento de datos personales y
2. Cuando el acceso a datos personales por un tercero sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento de datos personales. En virtud de ello, Ecucomer, sea nacional o internacionalmente, datos a terceros mediante cualquier de las siguientes operaciones: su entrega, cesión, transmisión, difusión, divulgación, o autorización para que se consulten o interconecten terceros a los datos personales bajo su responsabilidad. En consecuencia, no realiza transferencia o comunicación nacional o internacional de datos personales.

En caso de hacerlas, Ecucomer solicitará el consentimiento correspondiente o, suscribirá acuerdos de procesamiento de datos personales con el Encargado o Responsable de acuerdo con la LOPDP.

 VULNERACIÓN A LA SEGURIDAD DE DATOS PERSONALES

Ecucomer notificará la vulneración de la seguridad de datos personales a la Autoridad de Protección de Datos Personales y la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones dentro del término de cinco (5) días después de que haya tenido una constancia de ella, a menos que sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de los titulares.

Asimismo, Ecucomer notificará la vulneración de seguridad de datos personales al titular cuando conlleve un riesgo a sus derechos fundamentales y libertades individuales, dentro del término de tres (3) días contados a partir desde que tuvo conocimiento del riesgo.

Excepciones a la notificación de la vulneración de la seguridad de datos personales al titular:

1. Si Ecucomer adopta medidas de protección técnicas organizativas o de cualquier otra índole apropiadas aplicadas a los datos personales afectados por la vulneración de seguridad;
2. Si Ecucomer toma medidas que garanticen que el riesgo para los derechos fundamentales y las libertades individuales del titular, no ocurrirá; y,
3. Cuando se requiera una comunicación pública a través de cualquier medio en la que se informe de la vulneración de seguridad de datos personales a los titulares.

Las excepciones de los literales a y b deberá ser calificada por la Autoridad de Protección de Datos.

Expertos en Comercio Ecucomer Cia. Ltda, se reserva el derecho de actualizar o modificar esta política de protección de datos personales en cualquier momento. La notificación sobre los cambios significativos se realizará mediante una publicación en nuestro sitio web o por otros medios apropiados.